تاثيرات اقتصادي فناوري اطلاعات و ارتباطات

تاثيرات اقتصادي فناوري اطلاعات و ارتباطات:
فناوري اطلاعات و ارتباطات از سه طريق مي‌تواند به رشد اقتصادي تاثير بگذارد(شکل1):
1- رشد بهره وري كليه عوامل در بخشهاي توليد کنندة فناوري اطلاعات و ارتباطات؛
2- تعميق سرمايه(1)
3- رشد بهره وري كليه عوامل از طريق سازماندهي مجدد و به کارگيري فناوري اطلاعات و ارتباطات.
يکي از جنبه‌هاي انقلاب فناوري اطلاعات و ارتباطات، رشد قابل توجه بهره وري كليه عوامل در صنايع توليد کنندة محصولات فناوري اطلاعات و ارتباطات است. اين رشد خارق العاده ناشي از پيشرفت سريع فناوري در اين بخش از صنعت بوده است. از مهمترين نمونه‌هاي رشد سريع فناوري در اين صنعت، رشدسريع قدرت محاسبة محصولات جديد فناوري اطلاعات و ارتباطات است. طبق قانون مور قدرت محاسباتي ريزپردازنده‌ها هر 18 دو برابر مي شود(2). چنين سرعت بالائي در پيشرفت فناوري معادل رشد سريع بهره وري كليه عوامل در بخش توليد کنندة محصولات فناوري اطلاعات و ارتباطات است که به نوبة خود موجب رشد ميانگين بهره وري كليه عوامل کل اقتصاد مي شود.
جنبة ديگري که فناوري اطلاعات و ارتباطات از آن طريق به رشد اقتصادي کمک مي‌کند، جذب سطح بالائي از سرمايه به بخش فناوري اطلاعات و ارتباطات است که باعث توليد محصولات جديد و افت قيمت محصولات فناوري اطلاعات و ارتباطات مي‌شود. افزايش سرمايه‌گذاري در بخش فناوري اطلاعات و ارتباطات باعث افزايش نسبت سرمايه به تعداد کارکنان در اين صنعت مي‌شود که به معني تعميق سرمايه در فناوري اطلاعات و ارتباطات است.
سومين جنبه از تاثير فناوري اطلاعات و ارتباطات در رشد اقتصادي، تاثيرات بلندمدت آن است که علي‌رغم بلندمدت بودن، تاثيرات عميقي در پيشرفت و تحول جامعه دارد. پيشرفتهاي فناوري اطلاعات و ارتباطات پتانسيل بسيار بالائي در به هم ريختن و سازماندهي مجدد توليد و توزيع محصولات، خدمات و نحوة فعاليتهاي اجتماعي دارند. شايان توجه است که چنين دگرگونيهائي در امور و روال انجام کارهاي توليدي، خدماتي و اجتماعي را قبلاً با ظهور موتورهاي الکتريکي، تلفن و تلگراف تجربه کرده‌ايم، ولي به نظر مي‌رسد محصولات فناوري اطلاعات و ارتباطات اين‌بار تحولات عميق‌تري ايجاد خواهند کرد.

عوامل تاثيرگذار در نقش فناوري اطلاعات و ارتباطات در رشد اقتصادي:

1- هزينة فناوري اطلاعات و ارتباطات: همان طور که قبلاً اشاره شد، تعميق سرماية فناوري اطلاعات و ارتباطات يک نيروي محرک براي رشد اقتصادي بوده‌است. در مقايسه با کشورهاي توسعه‌يافته، کشورهاي در حال توسعه به طور قابل توجهي از لحاظ سرمايه‌گذاري فناوري اطلاعات و ارتباطات محدوديت دارند. در حالي که هزينه‌هاي فناوري اطلاعات و ارتباطات در کشورهاي در حال توسعه با سرعتي معادل دو برابر ميانگين کشورهاي عضو سازمان توسعه و همکاري اقتصادي افزايش يافت، ولي همچنان اين کشورها از نظر هزينه‌هاي فناوري اطلاعات و ارتباطات به صورت درصدي از توليد ناخالص داخلي با فاصلة بسيار زيادي بعد از کشورهاي توسعه يافته قرار دارند. در سال 2002 براساس گزارش فناوري اطلاعات جهاني در اجلاس جهاني اقتصاد، اين نسبت براي 10 کشور که بيشترين هزينه‌هاي فناوري اطلاعات و ارتباطات را داشته‌اند مقدار 10درصد، براي چهار کشور آسيائي تازه صنعتي شده 8 درصد و براي هند و روسيه تنها 8/3 درصد از توليد ناخالص داخلي بوده‌است. اين تفاوت در سرمايه‌گذاري زماني آشکارتر مي‌شود که به اختلاف درآمد سرانة اين کشورهاي نيز توجه کنيم.
بازگشت سرماية پائين در کشورهاي در حال توسعه مي‌تواند به خاطر سه عامل زير اتفاق بيفتد:
- به دليل نبود نهادهاي مناسب از قبيل محيط قانوني و چارچوبهاي مقرراتي و تنظيمي، ممکن است سرمايه‌گذاري و هزينه‌هاي عملياتي بالائي نياز داشته باشند؛
- کم بودن نيروي انساني ماهر و کارآمد جذب، درک و به کارگيري فناوري اطلاعات و ارتباطات را دشوار مي سازد؛
- براي برخورداري از اثرات شبکه‌اي، هم افزائي و منافع فزايندة فناوري اطلاعات و ارتباطات حد آستانه‌اي از سرمايه‌گذاري در فناوري اطلاعات و ارتباطات و به کارگيري آن لازم است.
2- سرمايه‌گذاريها و هزينه‌هاي عملياتي بالا: توليد خدمات فناوري اطلاعات و ارتباطات و به کارگيري کاراي آن وابستگي زيادي به چارچوب زيرساختاري فناوري اطلاعات و ارتباطات دارد. بيشتر کشورهاي در حال توسعه داراي زيرساختارهاي اطلاعاتي و ارتباطي مناسب نيستند، ‌در نتيجه خدمات ارائه شده در اين کشورها محدود و گران است. اصلاحات قوانين در بخش مخابرات و ارتباطات راه‌دور مي‌تواند نقش مهمي در گسترش رقابت و تشويق سرمايه‌گذاري در فناوري اطلاعات و ارتباطات بازي کند که اين امر به نوبة خود باعث کاهش هزينه‌ها و افزايش استفاده از فناوري اطلاعات و ارتباطات مي‌شود.
3- کمبود سرماية انساني: استفاده از فناوري اطلاعات و ارتباطات و به کارگيري مناسب آن وابسته به نيروي انساني ماهر است. مطالعات نشان مي‌دهند که تفاوت در ميزان توليد و به کارگيري فناوري اطلاعات و ارتباطات در کشورهاي مختلف مربوط به سطوح توسعة انساني آنها مي‌باشد. فناوريهائي از قبيل اينترنت با توجه به ذخاير سرمايه‌اي و انساني کشورهاي توسعه‌يافته طراحي شده‌اند. بنابراين، ارائة فناوري اطلاعات و ارتباطات به کشورهاي درحال توسعه که نيروي ماهر کمتري دارند به هزينه‌هاي تطبيق‌دهي بيشتري منجر شده‌است. اين هزينه‌ها در ابتدا تاثير عکس در رشد بهره‌وري مي‌گذارند ولي زماني که اين فناوري جديد توسط جامعه جذب شد رشد بهره‌وري اصلاح مي شود این تغييرات به تسهيل و تسريع انجام امور و افزايش کارائي و کاربرد فناوری اطلاعات در حسابداری می شود.

حسابداری و فناوری اطلاعات
یکی از مزایای استفاده از فناوری اطلاعات در سازمان ها، بهره گیری کارکنان از فناوری «کار از راه دور» است که دارای مزایایی مانند: سرعت، صرفه جویی در وقت، کاهش هزینه ها، استفاده از سیستم اداری بدون کاغذ و... است.
امروزه سیستم های اداری، سیستم های جهانی هستند که وظیفه اصلی آنها، ایجاد ارتباط و بهبود ارتباطات است. ارتباطات از لحاظ اطلاعات تجاری اهمیت زیادی دارد و رمز بقای سازمان ها و تداوم فعالیت های آنها تجهیز این سازمان ها به ابزارهای رقابتی عصر اطلاعات ارتباطات یعنی سیستم های اطلاعاتی و فناوری اطلاعات وابستگی بسیاری دارد.
یکی از مزایای استفاده از فناوری اطلاعات در سازمان ها، بهره گیری کارکنان از فناوری «کار از راه دور» است که دارای مزایایی مانند: سرعت، صرفه جویی در وقت، کاهش هزینه ها، استفاده از سیستم اداری بدون کاغذ و... است. خوشبختانه حسابداری از جمله مشاغلی است که حسابداران می توانند بدون صرف وقت برای رفت و آمد به محیط کار، در منزل، با در دست داشتن اطلاعات مالی سازمان مربوطه بدون نیاز به سرمایه گذاری عظیم برای خرید تجهیزات مورد نیاز در خانه، تنها با یک رایانه با قدرت ۵۰۰ مگا هرتز و حداقل ۱۲۸ مگابایت حافظه به انجام وظایف خود در محیط آرام تر بپردازند.
در این مقاله حسابداری و کار از راه دور به عنوان زیر مجموعه ای از حسابداری و فناوری اطلاعات بررسی می شود، برای نیل به این هدف، ابتدا به اهمیت اطلاعات و سیستم های اطلاعاتی در سازمانها می پردازیم و سپس به تفصیل، مطالبی در رابطه با سیر تکامل فناوری اطلاعات و ویژگی های موثر فناوری اطلاعات در کارآفرینی وسیستم کار از راه دور ارائه می شود.
●اهمیت اطلاعات و سیستم های اطلاعاتی:
اطلاعات یکی از منابع با ارزش و اصلی مدیران یک سازمان است. همانطور که منابع انسانی، مواد اولیه و منابع مالی در روند تولید دارای نقش و ارزش زیادی هستند در عصر اطلاعات و ارتباطات، اطلاعات دارای ارزش ویژه ای است. از طرفی، اطلاعات کلید جامعه مردمی است و انتشار و استفاده از آن، شاخصی اجتماعی به شمار می رود. رشد این شاخص به معنای ارتقای ملی خواهد بود. اطلاعات به طور محسوس بر بینش و رفتار ما اثر می گذارد. سیستم اطلاعات، عبارت سیستم کامل طراحی شده برای تولید، طراحی، جمعآوری، سازمان دهی ذخیره، بازیابی واشاعه اطلاعات در موسسه، سازمان یا هر حوزه تعریف شده دیگر از جامعه است.
فناوری و ابزارهای الکترونیک و رایانه ای نیز در دهه گذشته، پدیده انفجار اطلاعات را موجب شده اند و به طور حتم، تاثیر مهمی را بر جهت گیری جوامع و اطلاعات مورد نیاز آنها خواهند گذاشت، امروزه نه تنها مدیران ارشد و مدیران اجرایی، بلکه تمام اقشار اجتماع چون محققان، دانشوران و تجار ناگزیر از استفاده اطلاعات هستند. کاربران سیستم اطلاعاتی، اطلاعات را چون منبعی ارزشمند، هم سنگ سرمایه و نیروی کار به کار می برند. از آن جا که اطلاعات مهم و ارزشمند هستند و اساسی برای کل فعالیت های سازمان محسوب می شوند لذا بایستی سیستم هایی را بر پا کرد تا بتوانند اطلاعات را تولید و آنها را مدیریت کنند; هدف نهایی چنین سیستم هایی، کسب اطمینان از صحت، اعتبار و روایی اطلاعات در دسترس در زمان مورد نیاز و به شکل قابل استفاده است. امروزه سیستم های اطلاعاتی نقش اساسی در همه زمینه های فعالیت یک شرکت ایفا می کنند. توجه به شرکت های موفق نشان می دهد که همگی آنها به سیستم های اطلاعاتی جهت فعالیت روزانه خود مجهزند. چالش حقیقی که شرکت ها با آن رو به رو هستند، صرفا به کارگیری سیستم های اطلاعاتی متکی به رایانه نیست، بلکه هدف اساسی، استفاده اثر بخش سیستم های اطلاعاتی در مدیریت است. به طور کلی، سیستم های اطلاعاتی از آنجایی که به عنوان منبعی ارزشمند محسوب می شوند توانایی مدیران و کارکنان را افزایش داده و امکان تحقق اثر بخش اهداف سازمان را با بهره وری بالا موجب می گردد.
● فناوری اطلاعات:
فناوری اطلاعات عبارت از کاربرد دانش در کسب و کار و صنعت است. به عبارت دیگر، منظور از فناوری اطلاعات، وسایل میکانیکی یا الکتریکی است که در تولید محصولات و برای ساخت سیستم های کارآمدتر استفاده می شوند.
سیر تکامل فناوری اطلاعات شامل دوره های فناوری اداری، فناوری رایانه ای و فناوری ارتباطات است.
▪ در دوره اول کارفرمایان در تلاش بودند تا محیطی را به وجود آورند که جدا از مسائل کارخانه و در معنای عام محیط تولید، کلیه امور اداری، کارکنان و تجارتی در آن صورت گیرد. از مهمترین شاخص های این دوره، انجام مطالعاتی در مورد جایابی و فضاسازی برای محیط های اداری بود. در حقیقت، در این دوره سعی در جداسازی فعالیت های اداری از فعالیت های تولیدی بود و در نهایت واحدهای ستادی از لحاظ مکانی از واحدهای اجرایی جدا شدند. تفکر این دوره چنین بود که محیط با شرایط بهتر برای انجام امور اداری فراهم گردد که در آن زمان، بیشتر امور محاسباتی نظیر: حسابداری، حقوق و دستمزد و مالی بود. ▪ در دوره دوم: یعنی دردوره فناوری رایانه، با ورود رایانه های کوچک دارای سرعت و دقت، مدیران تصمیم گرفتند که با استفاده از این وسایل و رایانه ای کردن سازمان خود از سرعت و دقت رایانه در کاهش زمان کار و حذف اشتباهات انسانی استفاده کرده و پیامد این حرکت به این بود که رایانه، کاربران را برای انجام امور روزمره خود به خوبی یاری کرد.
▪ در دوره سوم: یعنی دوره فناوری ارتباطات، با گسترش روز افزون و همه جانبه علوم فناوری رایانه و استفاده از وسایل جانبی آن و یکپارچه شدن و ادغام هر یک از سیستم ها در یکدیگر به وجود آمد. در حقیقت امروزه، سیستم های اداری و سیستم های جهانی هستند که وظیفه اصلی شان ایجاد ارتباطات و بهبود ارتباطات هستند. نوعا ارتباطات از لحاظ اطلاعات تجاری از اهمیت به سزایی برخوردار است. از مشخصات دیگر این دوره که الا ن در آن به سر می بریم، این است که سازمان هاو شرکت ها به ارزش واقعی اطلاعات به هنگام یا کیفیت پی برده اند و در بازارهای پیچیده امروزی، نبود ارتباط با منابع اطلاعات به معنای از دور خارج شدن سازمان و به دست آوردن ارتباطات درست و با کیفیت و مربوط به معنی و هماهنگی و سازوکار بودن سازمان با محیط و جوابگو بودن نسبت به تغییرات است.
● نقش فناوری اطلاعات در کارآفرینی
فناوری اطلاعات با برخورداری از ویژگی ها و قابلیت های مختلف توانسته است موجب انعطاف پذیری شایان توجهی در زمینه کارآفرینی شود. همین ویژگی ها سبب افزایش کارایی این فناوری در امر کارآفرینی وایجاد اشتغال شده اند.برخی ازاین ویژگی ها عبارتند از:
۱) افزایش سرعت:
محاسبه و پردازش سریع اطلاعات و انتقال فوری آن، زمان انجام کار را کاهش و در نتیجه بهره وری را افزایش می دهد. فناوری اطلاعات امکان جستجو ودستیابی سریع به اطلاعات را نیز فراهم می کند.
۲) افزایش دقت:
در مشاغل مبتنی بر انسان، دقت انجام کار متغیر است، در حالی که فناوری اطلاعات، دقتی بالا وثابت را تامین و تضمین می کند. در انواع فعالیت های پردازشی و محاسباتی دقت رایانه به مراتب بیشتر از انسان است.
۳)کاهش اندازه فیزیکی مخازن اطلاعات:
با توسعه فناوری اطلاعات و به کارگیری آن،دیگر لزومی به حمل و نگهداری حجم زیادی از کتاب های مرجع تخصصی وجود ندارد وبه راحتی می توان در هر دیسک فشرده، اطلاعات چندین کتاب را ذخیره یا آنکه منابع مورد نیاز را از طریق شبکه های رایانه ای دریافت کرد.
۴) رفع برخی از فسادهای اداری:
استفاده از فناوری اطلاعات، شفافیت در انجام کارها را افزایش می دهد وبسیاری از واسطه ها را حذف می کند.این دو مزیت کلیدی، منجر به رفع برخی از فسادهای اداری خصوصا در سطوح پایین می شوند.
۵) ایجاد امکان کار تمام وقت:
به کمک فناوری اطلاعات،بسیاری ازاستعلام ها و مراجعات افراد و غیره از طریق شبکه های رایانه ای به صورت خودکار انجام می گیرد. بنابراین می توان به صورت بیست وچهار ساعته از آن بهره گرفت.
۶) ایجاد امکان همکاری از راه دور:
مخابرات، تلفن، تله کنفرانس و سیستم های همکاری، تبادل الکتریکی داده ها، نمونه هایی از کاربردهای فناوری اطلاعات در این زمینه هستند.
۷) کاهش هزینه های سیستم یا سازمان: ب
ا توجه به موارد پیش گفته به خصوص افزایش سرعت که باعث انجام تعداد کار بیشتر می شود وانجام کار تمام وقت، بهره وری سیستم افزایش می یابد و در نتیجه، باعث کاهش مقدار زیادی از هزینه ها می گردد.
همانطور که بیان شد ایجاد همکاری ازراه دوریکی از ویژگی های فناوری اطلاعات است. با بهره گیری از مهارت های مخابراتی و ارتباطی کارا و مطلوب، کارکنان می توانند برنامه کاری خود را هم چنان که در اداره حضور دارند از محل دیگری دنبال کنند انگار که در محل کار خود حضور دارند، برخی متخصصان حرفه ای بر مشکلات و مخالفت های موجود برای استفاده فناوری اطلاعات در کارایی منابع انسانی فائق آمده اند و در راه متقاعد کردن مدیران اجرایی سازمان ها موفقیت های زیادی نیز کسب کرده اند.
واقعیت این است با مقایسه حاصل ۱۰ ساعت کار در منزل با ۱۰ ساعت در محل اداره، به روشنی متوجه می شویم که نتیجه کار در خانه به مراتب کیفی تر و از نظر کمی هم، بیشتر بوده است.
کارهایی را که نیاز به نشستن در یک محل و تمرکز لازم دارد نظیر توسعه و بهبود روش های بودجه ای، تجزیه و تحلیل حقوق و دستمزد کارکنان، توسعه و بهبود رویه ها و سیاستگذاری را می توان در خانه انجام داد. باید پذیرفت که «کار از راه دور» همیشه برای انجام هر نوع کار وظیفه ای نمی تواند بازده مطلوب و احتمالا جنبه کاربردی مفید داشته باشد.
به هر حال، شایددر عمل اجرا شدنی نباشد که یک متخصص تمام ساعات اداری را در طول روز، ماه و هفته در خانه بنشیند و کارهای خود را انجام دهد زیرا همواره این نیاز وجود دارد که این متخصص مربوط برای تبادل نظر و نشست های مشورتی رو در روی سایر همکاران و مسوولان قرار گیرد و به طور حضوری برخی مسائل و امور را حل و فصل کند. اما به نظر متخصصان فناوری اطلاعات،حتی مدیران اجرایی و کسانی را که وظایف مهم و سنگین اداری بر دوش دارند می توانند با بهره گیری از فناوری اطلاعات در خانه خود بنشینند و کارهای خود را به نحو مطلوب دهند و سپس از طریق ابزارهای موجود در عرصه فناوری اطلاعات (رایانه و سایر ابزار و تجهیزات) نتایج فعالیت های خود را به سازمان خویش انتقال دهند.
اگر مدیر سازمانی، توانایی اداره پروژه، نیروی انسانی و برقراری رابطه بین دو را داشته باشد چه دلیلی وجود دارد که بخشی از نیروی انسانی نتوانند از محل سکونت خود و با استفاده از فناوری اطلاعات، وظایف خود را به نحو مطلوب انجام دهند.
سوال این نیست که آیا این شغل خاص از جمله مشاغلی است که کارمند می تواند وظایف خودرا در خانه انجام دهد. خیر، به جای این سوال باید پرسیده شود که آیا برای این شغل خاص کارمند یا متخصص مربوط می تواند تعدادی از روزهای کاری هفته را به جای حضور در محل اداره، در خانه، بماند و کارهای خود را به نحو مطلوب یا حتی بهتر در منزل انجام دهد. به دلیل اینکه برخی متقاضیان شغل، مشخصات علمی و تجربی خود را از طریق پست الکترونیکی برای استخدام به شرکت می فرستند. احتمالا وقتی از آنها خواسته شود که بخشی از وظایف را از محل سکونت انجام دهند، شاید احساس راحتی بیشتری بکنند. اگر چه این امکان وجود دارد که منابع نیروی انسانی بتوانند از راه دور به کار اشتغال ورزند اما روشن است که برای همه مشاغل نمی توان چنین راهکاری را پیشنهاد کرد.
برخی مشاغل به گونه ای هستند که کارمند یا متخصص مربوط و مراجعه کننده باید به بحث و تبادل نظر گذاشته شود و به مراجعه کننده نمی توان گفت که فرد مورد نظر در خانه است و شما با شخص دیگری در سازمان مسائل خود را در میان بگذارید. برای نمونه، کارکنان شاغل در بخش «روابط کارکنان» سازمان ضرورت دارد که در اوقات اداری در محل کار خود حضور داشته باشند زیرا کارکنان سازمان معمولا برای حل مشکل و دریافت پاسخ سوالات اداری خود به بخش «روابط کارکنان» مراجعه می کنند و به این مراجعه کنندگان نمی توان گفت که کارمندی که باید مشکل شما را حل کند و پاسخ دهد در خانه است و شما از طریق پست الکترونیکی یا صفحه ویدئویی با ایشان ارتباط برقرار کنید.
● کاربرد کار از راه دور در سازمان ها
وقتی سازمانی در نظر دارد از کارکنان خود بخواهد در طی هفته و یا ماه، روزهایی در خانه بمانند و بخشی از وظایف اداری خود را در منزل انجام دهند باید در قدم اول همه کارکنان سازمان را آموزش دهد و پیاده کردن این هدف را با همه کارکنان در میان بگذارد.
واقعیت این است که رفت و آمد از محل سکونت تا اداره و برگشت در برخی مناطق پر ازدحام، معضلی اساسی برای کارکنان شده است. برخی کارکنان باید مسافتی را که در ساعت میانی روز فقط با صرف ۳۰ دقیقه می پیمایند در ساعت پر رفت و آمدصبح و هم چنین پایان وقت اداری در عصر سه ساعته طی کنند و این معضل برای این دسته از کارکنان به صورت کابوسی در آمده است زیرا هر شب در این فکرند که فردا باید ۱/۵ ساعت برای حضور در اداره و ۱/۵ ساعت برای برگشت به خانه رانندگی کنند. این کارکنان به لحاظ نرخ های سرسام آور کرایه در سطح شهر و مجاورت ادارات خود مجبورند در حومه شهر زندگی کنند تا اجاره کمتری بپردازند. آنان می توانستند به جای آنکه ۳ ساعت از اوقات خود را در راه منزل به اداره و اداره به منزل صرف کنند این ساعات را برای امور شخصی و تفریحی خود اختصاص دهند.
ظهور فناوری اطلاعات و کاربرد آن مشکل تعداد زیادی از کارکنان را که مایل به کار برد روش «کار از راه دور» هستند تا حدود زیادی حل کرده است. آنان می توانند چنانچه نوع کار ایجاب کند و اجازه دهد در خانه بمانند و وظایف خود را در منزل و با استفاده از وسایل و تجهیزات مختلف رایانه ای و ارتباطی انجام دهند. اما برخی از کارکنان با این کار رضایت درونی و مورد انتظار خود را به دست نمی آورند. وقتی کارمند در خارج از محیط اداری است، از نظر مدیران سازمان دور می ماند و چون در محیط روزانه کار نیست در جریان تغییرات سازمان قرار نمی گیرد و همه این عوامل باعث می شود که این دسته از کارکنان در مسیر پیشرفت قرار نگیرد. بنابراین کارکنانی که بنا بر شرایطی مایلند به صورت «کار از راه دور» به کار اشتغال ورزند باید نوعا سازمان هایی را برگزینند که فرهنگ این نوع اشتغال را چه در سطح مدیران اجرایی و چه در بدنه سازمان به نحوی درک کرده و آن را پذیرا باشند. از طرف دیگر اولین گام این کارکنان برای ارزیابی اهداف خود، این است که دلایل انتخاب این گزینه (یعنی کارکردن از راه دور) را برای خود حلاجی کرده و تنها به یک دلیل بسنده نکنند زیرا وجود دلیل خاص، گاهی نمی تواند موجبات موفقیت یا شکست در تصمیم را فراهم آورد.
● نتیجه گیری
ایجاد سیستم های اطلاعاتی کارا و اثر بخش با استفاده از ره آوردهای فناوری نوین اطلاعات و ارتباطات چه در سطح سازمان و چه در جهت برقراری ارتباطات سریع و موثر با دستگاه های تحت پوشش، مراکز علمی - پژوهشی کشور، جامعه و نهادهای مدنی و تمام ذی نفعان، موضوعی بسیار مهم و جدی است که غفلت از آن در سازمان نه تنها گردش امور جاری را کندو مختل می کند بلکه سازمان را از دست زدن به اهداف و ماموریت های خود نیز باز می دارد. بنابراین وجود روش های مناسب برای انجام اموری که در پیوند با استقرار سیستم های اطلاعاتی و دارای اثر متقابل با آن است، اهمیتی جدی برای سازمان دارد، البته باید توجه داشت فناوری اطلاعات به عنوان ابزاری مکمل است که در عین حال، کاربرد آن موجب کارایی و صرفه جویی هزینه ها و افزایش سرعت و ایجاد سیستم اداری بدون کاغذ و... می شود، از ابعاد دیگری هم موجب در هم و بر هم شدن اسناد و پوشه ها به وسیله چاپگر رایانه یا افزایش پیام های بی اهمیت و جزئی و پخش وسیع پیام ها در مورد پست الکترونیک می شود.
امروزه فناوری اطلاعات با ابزارهای مختلف از جمله رایانه، شبکه اینترنت و پست الکترونیک و دور نگار و غیره این دستاورد را برای کارکنانی فراهم کرده است که می توانند در بخش هایی از مشاغل مهندسی، طراحی، مالی و ... بدون اینکه در اداره حضور عینی داشته باشد، همان وظایف را در خانه، خود انجام دهند و نتایج کارهای خودرا از طریق سیستم های موجود به مراکز رایانه ای مورد نظر منتقل کنند. بنابر این گروه حسابداران و حسابرسان هم مشمول چنین امکاناتی می باشند.
امید است بتوانیم با توجه به شتاب سریع تحولات فناوری اطلاعات و ارتباطات از یک سو و آهنگ سریع تحولات محیطی از سوی دیگر، تاخیر بیش از حد در این زمینه را به صلاح سازمان و سیستم ها، بازسازی کنیم و فراموش نکنیم; «بهره گیری بهینه از نیروی انسانی و ارتقای کارایی می تواند نقش تعیین کننده ای در تحقق هدف های سازمان داشته باشد.»

و اثرات پیاده سازی آن در حوزه حسابداری ERP

تحقیقات ، پیاده سازیERP ، موجب افزایش مربوط بودن اطلاعات حسابداری و تا حدودی کاهش قابلیت اتکای آنها می شود . از طرفی این سیستم ها ، کیفیت بودجه بندی سرمایه ای و بودجه جامع شرکت ها را نیز بهبود می بخشند. استقرارERP ، بر اظهار نظر تحلیل گران مالی نیز اثر مثبت دارد . ( هر چند که آنها این اظهار نظر خود را از بابت ابعاد تجاری سازمان تعدیل می کنند . )ERP همچنین ، مسئولیت پاسخگویی کارکنان در سازمان را به سطحی بالاتر ارتقاء می دهد و ابزار مناسبی جهت پاسخ خواهی از مدیریت ارشد شرکت فراهم می آورد .

واژه های کلیدی :

ERP ، سیستم مدیریت منابع بنگاه ، پیاده سازی ERP ، اثر ERPبر حسابداری

مقدمه

"واحد بازرگانی و فروش با ما هماهنگ نیست!! واحد تولید اطلاعات خود را به موقع در اختیار ما قرار نمی دهد و به همین علت سیستم بهای تمام شده ما هیچ گاه به روز نیست. چرا ما در هر لحظه از زمان نمی دانیم چه مقدار موجودی کالای آماده برای فروش داریم؟ و یا وضعیت تسهیلات دریافتی شرکت و سود تضمین شده آنها در حال حاضر چگونه است؟ و ... "

اینها شاید تنها قسمتی از اعتراضات به حق حسابداران حرفه ای در دنیا تجارت امروز باشد که بایستی به آن مسائل و مشکلات سایر واحدهای شرکت و در رأس آن مدیریت ارشد سازمان را نیز افزود.تمامی این سئوال ها و احساس نیازهای جدید، با گسترش بیشتر حوزه های تجارت و فشردگی رقابت در بازارهای جهانی، ابعاد مهمتری به خود گرفته و عرصه را بر شرکت های بزرگ تنگ تر کرده است. تمامی این مسائل و مشکلات، ضرورت پیاده سازی سیستمی را مطرح می سازد که امکان مدیریت صحیح و یکپارچه بر کل منابع سازمان را فراهم کند.

یکی از آخرین فن آوری های اطلاعات در زمینه تحول جریان اطلاعات سازمانی،که با اعمال IT در تمام مراحل فعالیتهای یک بنگاه اقتصادی و برقراری تبادلات منطقی بین منابع مختلف سازمان، توانسته است پاسخی مناسب به ضرورت فوق الذکر بدهد ، (ERP)[i] است. ERP مفهومی فراتر از معنای لغوی واژگان تشکیل دهنده آن دارد. « البته شکی نیست که همه چیز در حوزه سازمان یعنی کلمه Enterprise ختم می شود، لیکن دو کلمه Resource و Planning در تفسیر و استنباط ERP نقش مهمی ندارند. ERP تمام بخشها و وظایف آنها در سرتاسر شرکت را در یک سیستم رایانه ای ، یکپارچه می کند . به نحویکه نیازهای خاص تمام بخشهای سازمانی در این سیستم پشتیبانی می شوند.» ( زرگر ،1382، 249)

نگارندگان این مقاله سعی دارند در ابتدا با تشریح ابعاد مختلف ERP ، به یک مفهوم دقیق و عمیق در این رابطه دست یابند و سپس با تشریح پیاده سازی این سیستم، اثرات آن را در حوزه حسابداری بررسی کنند . لیکن از آنجایی که وسعت بحث بسیار گسترده می باشد ، بررسی های صورت گرفته در این مقاله معطوف به حوزه های خاصی از حسابداری می باشد که عبارتند از : قابلیت اتکا و مربوط بودن اطلاعات حسابداری ، مسئولیت پاسخگویی ، حسابداری مدیریت ( بحث بودجه بندی سرمایه ای ) و واکنش تحلیل گران مالی و حسابداری به پیاده سازی ERP

بخش اول : تشریح ابعاد مختلف ERP

1- ERP چیست؟

« ERPیک فکر، فن آوری و سیستم برای مدیریت با کارآیی بالا روی منابع مختلف در کل یک سازمان است. این نوع مدیریت از طریق یکپارچه کردن فعالیتها، در جهت بالا بردن کارآیی و بهره وری سازمان و افزایش رضایت و ارزش مشتری انجام می گیرد. ERP تمام مراحل عملیاتی یک فرآیند را در سازمان نمایش می دهد . یک سفارش پس از دریافت به بخش طراحی و سپس تولید هدایت می گردد. پس از آن به بخش انبار و نهایتاً به ارسال کالا منجر می شود. این مراحل تا صدور صورتحساب و محاسبات درآمد در ارتباط با آن سفارش در سیستم ERP ثبت و در اختیار تمام بخشهای مربوطه در شرکت قرار می گیرد. به همین دلیل ERP را یک نرم افزار Back – Office می نامند. چرا که تنها با ارتباطات و واحدهای داخلی سازمان کار دارد و به ارتباطات بیرونی سازمان (معروف بهFront – Office) کاری ندارد. وظایف اخیر امروزه به عهده سیستمهای [ii]CRM است . البته برخی شرکتهای تولید کننده نرم افزارهای ERP اخیراً محصول خود را همراه با خدمات CRM ارائه می کنند.» ( زرگر ،1382، 248)

ERPبا ایجاد بسته اطلاعاتی مناسب و تغییر نگرش و فرهنگ سازمانی به همراه بهینه سازی روندها و چالاکی حاصل از بستر فراهم شده ، امکان برنامه ریزی طبق شرایط سازمان را فراهم می سازد. به این ترتیب سازمان خواهد توانست به طور یکپارچه در راستای ایجاد مزایای رقابتی، افزایش درآمد و تحقق اهداف سازمانی گام بردارد . «سیستم برنامه ریزی منابع بنگاه، سیستمهای کامپیوتری قدیمی و مستقل واحدهای امور مالی، منابع انسانی، تولید و انبار را حذف می کند و به جای آنها تنها یک برنامه نرم افزاری یکنواخت شده قرار می دهد که از چند زیرمجموعه نرم افزاری که تقریباً شبیه سیستمهای قدیمی است تشکیل شده است. دوایر مالی، تولید و انبار همچنان صاحب سیستمهای خود هستند با این تفاوت که همه آنها در نرم افزار جدید به هم متصلند و در نتیجه کسی که در دایره مالی کار می کند می تواند نرم افزار انبار را ببیند و وضعیت حمل سفارش را بررسی کند .»(حسابرس ، 1383)

شاید کلاسیک ترین مثال عملی ضرورت بکارگیری ERP، مسئله دریافت سفارش جدیدی برای ساخت و تحویل یک محصول باشد. فرض کنید که شما به عنوان صاحب یک واحد تولیدی با چنین رویدادی روبرو شده اید. در صورتیکه این کالا در انبار موجود نباشد، باید نوع و تعداد قطعات و یا مواد اولیه مورد نیاز را مشخص کرده و برای خرید به واحد تدارکات بدهید. به طور موازی باید برنامه تولید را برای واحد تولید مشخص کنید. اگر تجهیزات شما در حال سرویس و یا تعمیر باشد، مشکل جدیدی پیش خواهد آمد. همین طور اگر پرسنل متخصص نداشته باشید. اسناد مالی برای تخمین قیمت تمام شده باید به واحد مالی یا حسابداری صعتی ارائه شوند. امور مربوط به ورود و خروج کالا در انبار نیز موضوع جداگانه ای است . ایجاد هماهنگی بین همه این کارها، علاوه بر هزینه و زمان، توان فکری زیادی را مصرف می کند که تنها از عهده یک سیستم ERP بر می آید.

۲- سابقه تاریخی ERP

«مفهوم ERP برای اولین بار در دهه 1960 به وجود آمد. تا سال 1972، ERP مفهومی بدون نام بود که در هیچ طبقه بندی خاصی قرار نمی گرفت . در سال 1972، پنج تن از مدیران IBM از سمت خود استعفا داده و جهت تحقق مفهوم ERP، شرکت (SAP)[iii] را تأسیس کردند و امروزه یکی از پیشگامان جهانی نرم افزارهای ERP به شمار می روند . » (روش ، 1383)

ERP در واقع نسل جدیدی از سیستمهای اطلاعاتی است که [iv](MIS) نسل قدیمی تر آن به حساب می آید. برای درک بهتر این موضوع، بی فایده نیست که نگاهی به تاریخچه سیستمهای اطلاعاتی بیندازیم.

« به طور کلی روند رشد وتغییر سیستم های کامپیوتری را می توان به سه نسل تقسیم کرد :

نسل اول : سیستم های جزیره ای

« ERPیک فکر، فن آوری و سیستم برای مدیریت با کارآیی بالا روی منابع مختلف در کل یک سازمان است. این نوع مدیریت از طریق یکپارچه کردن فعالیتها، در جهت بالا بردن کارآیی و بهره وری سازمان و افزایش رضایت و ارزش مشتری انجام می گیرد. ERP تمام مراحل عملیاتی یک فرآیند را در سازمان نمایش می دهد . یک سفارش پس از دریافت به بخش طراحی و سپس تولید هدایت می گردد. پس از آن به بخش انبار و نهایتاً به ارسال کالا منجر می شود. این مراحل تا صدور صورتحساب و محاسبات درآمد در ارتباط با آن سفارش در سیستم ERP ثبت و در اختیار تمام بخشهای مربوطه در شرکت قرار می گیرد. به همین دلیل ERP را یک نرم افزار Back – Office می نامند. چرا که تنها با ارتباطات و واحدهای داخلی سازمان کار دارد و به ارتباطات بیرونی سازمان (معروف بهFront – Office) کاری ندارد. وظایف اخیر امروزه به عهده سیستمهای [v]CRM است . البته برخی شرکتهای تولید کننده نرم افزارهای ERP اخیراً محصول خود را همراه با خدمات CRM ارائه می کنند.» ( زرگر ،1382، 248)

۳- ERP و فرهنگ سازمانی

نگرش محدود سازمانها در تعریف وظایف سازمانی و عدم شفافیت تاثیر عملکرد افراد در سازمان ، معمولا فرهنگی فردگرا و یا در بهترین حالت واحدگرا در سازمان القاء می کند . به همین دلیل سازمان نمی تواند با پتانسیل کامل در راستای اهداف خود حرکت کند . ERP با شفاف سازی عملکرد افراد در روندهای سازمان و با توانایی در اندازه گیری تأثیر عملکرد افراد در فرآیندها، دیدگاهی فرآیند نگر را در سازمان بسط می دهد. بدین ترتیب جهت گیری افراد و بخش های مختلف سازمان به سمت اهداف سازمانی با یکپارچگی خاصی امکانپذیر خواهد بود

4- ERP و فرآیندهای سازمانی

در بازارهای به شدت رقابتی امروز تنها سازمانهایی موفق به ایجاد مزیت رقابتی می شوند که بتوانند با دیدگاه همه جانبه به فعالیت های بخش های مختلف خود ، اقدام به طراحی روندهای جامع رقابتی بکنند. با استفاده از امکانات ERP می توان اثر فعالیت ها را در طول بخشهای مختلف سازمان ردیابی کرد و با تکیه بر امکان هماهنگ کردن تک تک فعالیت ها در بخش های مختلف ، اقدام به برنامه ریزی کلان در جهت ایجاد مزایای رقابتی نمود.

منبع : www.parstel.ir/brochures/ERP-5وتکنولوژی

منابع سازماني به سه دسته منابع مالي ، منابع انسانی، تجهیزات و امکانات سازمان تقسيم مي شوند . برای برنامه ریزی دقیق در راستای استفاده بهینه از منابع سازمان نیاز به شناسایی تاثیر هر فرآیند به هر یک از سه دسته منابع فوق می باشد . ERP با ایجاد بستر مناسب و استفاده صحیح از ابزار و فن آوری اطلاعات می تواند با سرعت و دقت بسیار بالا و در وسعت کافی به بررسی تأثیر روندها بر کلیه منابع سازمانی بپردازد . با تکیه بر این ابزار می توان در هر لحظه ظرفیت آزاد منابع مختلف را شناسایی و با شبیه سازی فرآیندها تأثیر آنها بر منابع را پیش بینی کرده و جهت استفاده بهینه از منابع سازمان برنامه ریزی کرد.

6- ERP و تصمیم گیری مدیریت

برخی کارشناسان معتقدند « به غیر از مقوله برنامه ریزی و کنترل، مهم ترین فاکتور در مدیریت هر چه بهتر یک سازمان نحوه برقراری ارتباط بین بخشهای منفک و جدا از هم است زیرا با خلق بهترین و پیشرفته ترین برنامه ریزی ها اگر نتوان آنها را به مجریان و کاربران مربوطه انتقال داد این برنامه ها در حد همان تئوری ها باقی خواهند ماند. از طرفی یک مدیر برای دریافت بازخوردها و نیز سایر داده و اطلاعات مرتبط از کلیه بخشهای مؤسسه یا سازمان، نیازمند برقراری ارتباط با آنها است. به این ترتیب ارتباطات و روش ها و ابزارهای آن نقش بسیار مهمی را در مدیریت مؤثر و کارآمد زنجیره تأمین یک سازمان به عهده می گیرد. » (زارع ، 1383)

وقتی هر واحد ، کار خود را با سبک مستقل و جداگانه ای آغاز می کند، اهداف کلی و عام در سازمان نیز به فراموشی سپرده می شوند یا کمرنگ می گردد. مدیریت ارشد سازمان نمی تواند گزارشهای مختلف از عملکرد ها و وظایف مختلف سازمان خود را به صورت یک جا و یک کاسه تحلیل نموده و براساس آن در زمان مناسب تصمیمات استراتژیک برای کل سازمان اتخاذ نماید. از این رو، فن آوری ERP به وجود آمد.این فن آوری موجب اتومات کردن تمام فرآیندها در هر واحد یا زیرمجموعه می شود.

8- پیاده سازی ERP

1-8 انواع روشهای پیاده سازی ERP

با توجه به این که دامنه و وسعت سازمانها با یکدیگر فرق می کند و توان انجام تغییرات در آنها یکسان نیست ، روشهای متفاوتی برای نصب و استفاده از سیستم های ERP مطرح می شوند که انتخاب هر یک از آنها به مدیریت ریسک و سایر عوامل مرتبط با سازمان بستگی دارد.

انفجاری یا یکباره[vi] : در این روش تمام بخشهای عملیاتی سازمان به یکباره و دفعتاً با پکیج های مکانیزه می شوند -1 ERP و تمام بخشهای سازمان تحت تأثیر تغییرات ناشی از استقرار سیستم جدید خواهند بود. سازمان برای پیاده سازی سیستم ، یک طرح جامع ایجاد می کند. بدین ترتیب نصب و بکارگیری تمامی قسمتهای سیستم به طور همزمان در تمامی واحدهای سازمان آغاز می شود. در صورتی که این روش به خوبی اجرا گردد می تواند هزینه های یکپارچه سازی را کاهش بخشد. این روش در مورد سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان اولیه بکار گرفته می شود. اما امروزه کمتر

1- . اما امروزه کمتر مورد استفاده قرار می گیرد. اما باید دانست که سیستم برنامه ریزی منابع سازمان بسیار فراتر از یک سیستم اطلاعاتی سنتی است . این سیستم تنها باعث اتوماسیون فرآیندهای سازمان نمی شود، بلکه بسیاری از فرآیندهای سازمان در این بین نیز تغییر می کند.

2- استراتژی انتخابی[vii] : در این روش بعضی از بخشهای مستقل سیستم که برای سازمان دارای اهمیت بیشتری بوده و دارای داده های مشترک هستند به طور انتخابی با پکیج های ERP مکانیزه می شوند و به مرور سایر پکیج های مرتبط و مورد نیاز اضافه می شوند. بدین ترتیب در هر زمان تنها یکی از واحدهای سازمان درگیر پیاده سازی خواهند بود. این روش برای سازمانهایی که کمتر صاحب فرآیندهایی هستند که از مرزهای واحد سازمانی فراتر رفته و بیش از یک واحد سازمانی را درگیر می کنند ، مناسب تر است. ابتدا هر یک از قسمتهای سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی به طور جداگانه در واحدهای سازمانی پیاده سازی می شوند و یکپارچه سازی آنها در گام بعدی صورت می گیرد. این امر باعث می شود که هر یک از واحدهای سازمانی پایگاه داده خاص خود را دارا باشند. در عمل این روش بیش از سایر روشها بکار گرفته شده است. پیاده سازی قسمت به قسمت، ریسک نصب، تنظیم و بکارگیری سیستم برنامه ریزی منابع سازمان را با محدود ساختن حوزه پیاده سازی کاهش می دهد.

3- روش فرآیندی[viii] : در این روش پروسه های شرکت از نو طراحی شده و مهندسی مجدد در مورد آن اعمال می شود. این روش غالباً در شرکتهای کوچک تجاری به کار می رود. در این روش پیاده سازی، بر روی تعدادی از فرآیندهای کلیدی که معدودی از واحدهای سازمانی را در بر می گیرند تمرکز صورت می گیرد. بدین ترتیب نسخه های اولیه سیستم برنامه ریزی منابع سازمان ، تنها از عملیات مربوط به فرآیند پوشش داده شده پیشنهاد می کنند. اما در نهایت مجموعه فرآیندها تمامی عملیات سازمانی را در برخواهند گرفت.

البته هر یک از روشهای فوق دارای مزایا و معایبی هستند که بسته به نوع سازمان و ریسک پذیری مدیریت عالی روش مناسب انتخاب می شود.

2- 8 فازهای عملیاتی استقرار سیستم ERP

« 1- فاز صدور اجاره نامه[ix] : شامل تصمیم گیری و تضمین اعتبار و انتخاب ERP. در این مرحله پکیج های ERP، مدیر پروژه و بودجه و زمان بندی اجرای پروژه مشخص می شوند. افراد فعال در این فاز عبارتند از : فروشندگان، مشاوران، مدیران ارشد سازمان، متخصصین IT.

2- فاز پروژه[x] : شامل فعالیتهای لازم جهت آماده سازی و منطبق نمودن پکیج های ERP با نیازهای سازمان و اجرای واقعی آن. به عبارت دیگر انجام تنظیمات مربوط به نرم افزار، یکپارچه سازی سیستم[xi]، تبدیل داده ها و آموزش انجام می شوند. افراد فعال در فاز عبارتند از : مدیر پروژه، اعضاء تیم پروژه، متخصصین IT (درون سازمانی)، فروشندگان سیستم و مشاوران.

3- فاز فروریختگی[xii] : پس از استقرار ERP سازمان وارد یک مرحله رکود کارها می گردد و تا زمانی که عملیات نرمال نشود ، در این مرحله باقی می ماند. در این فاز خطاها شناسایی شده و برطرف می شوند کارایی سیستم صورت گرفته و آموزشهای لازم تکرار می شوند و در صورت لزوم از پرسنل کارآمد به جای پرسنل غیر کارآمد به طور موقت استفاده می گردد. افراد فعال در این فاز عبارتند از : مدیر پروژه، مدیران اجرایی و کاربران نهایی[xiii].

4- فاز حرکت به سوی جلو[xiv] : ادامه عملیات تا جایی که سیستم قدیمی با سیستم جدید به طور کامل جایگزین شده و ثابت شود که سرمایه گذاری انجام شده توسط سازمان قابل برگشت خواهد بود. همچنین توسعه کسب و کار[xv] و افزایش مهارتها و پیاده سازی تکمیلی[xvi] انجام می شوند. افراد فعال در این فاز عبارتند از : مدیران اجرایی، کاربران نهایی، پرسنل پشتیبان IT و در بعضی مواقع فروشندگان و مشاوران. » ( اميني ، 1382 )

9- ERP چگونه عملکرد کسب و کار را بهبود می بخشد؟

بزرگترین امید ERP ها برای نمایش ارزش های خود، افزایش کیفیت سرویس دهی به سفارشات مشتریان و پردازش صورتحسابهای و نهایتاً افزایش سود می باشد (که به آن فرآیند تکمیل سفارش نیز گفته می شود) . لیکن برای هر شرکت بنا به نوع و زمینه کار، سابقه فعالیتش، قدرت مدیریت و چارت سازمانیش ، دلایل مختلفی برای استفاده از ERP وجود دارد. اما تحقیقات نشان داده است که پنج دلیل اصلی برای استفاده شرکت ها از ERP می توان طرح کرد :

« 1- یکپارچه سازی اطلاعات مالی : اطلاعات مالی از درآمد، با اطلاعات فروش و دیگر واحدهای سازمان که در امر فروش دخیل هستند متفاوت است. ERP در این موارد تنها یک عدد واقعی ارائه می کند و اطلاعات هیچ واحدهای دیگر به دلیل استفاده از یک سیستم مشابه تفاوتی نخواهد کرد.

2- یکپارچه سازی اطلاعات سفارشات : در شرایط فعلی، واحد فروش تا ارسال کالا توسط انبار و صدور صورتحساب توسط مالی در جریان اجرای سفارشات قرار نمی گیرد . چنانچه این اطلاعات در یک سیستم نرم افزاری باشند و نیازی به جستجو در این سیستم های مختلف نباشد ، شرکتها می توانند به راحتی عملیات و مراحل هر فرآیند مانند سفارشات را ردیابی و مدیریت کنند. علاوه بر ردیابی در مراحل اداری و حسابداری، هماهنگی همزمان در مراحل طراحی و تولید و انبارداری و حمل هم می تواند اعمال گردد.

3- استاندارد سازی و سرعت در فرآیندهای تولید : شرکتهای تولیدی اغلب دارای چند واحد سازمانی هستند که به طور همزمان از روشها و سیستم های رایانه ای مختلف استفاده می کنند. سیستم های ERP با روشهای استاندارد ، برخی مراحل فرآیندهای تولیدی را اتومات می کنند. استاندارد سازی آن فرآیندها و استفاده از یک سیستم یکپارچه بجای چند سیستم رایانه مختلف ، می تواند موجب بالا بردن بهره وری و کاهش هزینه های سربار و صرفه جویی در زمان گردد.

4- کاهش حجم انبارداری : ERP جریان کاملا روانی در فرآیند تولیدی را پشتیبانی کرده و موجب نظارت همزمان بر اجرای فرآیند در شرکت می گردد. این تسهیلات موجب کاهش حجم مواد و کالاهای نیمه ساخته و کالاهای ساخته انبار شده می شود. ضمناً این سیستم ، برنامه توزیع و تحویل کالا به مشتری را دقیق و قابل قبول می کند.

5- استاندارد سازی اطلاعات منابع انسانی : در سازمانهای دارای چند واحد سازمانی ، هماهنگی و مدیریت زمان و ارتباط بین منابع انسانی ، کاری ساده نیست. ERP در این زمینه کمک شایانی می کند. » ( پيروزفر ، 1384)

۱۰- سازگاری ERP با تجارت الکترونیکی

«سیستم های ERP به طور کامل اهداف زیر را متناسب با نیازهای تجارت الکترونیکی دنبال می کنند :

« عملیات و لجستیک : مدیریت انبارداری، MRP، برنامه ریزی تولید، مدیریت کیفیت و حمل.

« مالی : حسابداری دریافت و پرداخت، مدیریت نقدینگی، دفتر کل، تجزیه و تحلیل سود و زیان.

« بازاریابی و فروش : مدیریت اجرای سفارش، مدیریت فروش، قیمت گذاری، برنامه ریزی فروش.

« منابع انسانی : محاسبات ساعات کار پرسنل، حقوق و دستمزد و هزینه های رفت و شد.

در ابتدا تهیه کننده های برنامه های نرم افزاری ERP نگرشی جدی برای نفوذ در تجارت الکترونیکی نداشتند؛ اما اکنون دسترسی به اطلاعات سفارشات در مراحل طراحی، تولید، انبارداری و حمل را از طریق این سیستم ها حق مشتری و مصرف کننده می دانند. ERP از همین زاویه به توسعه تجارت الکترونیکی کمک شایانی نموده است و دقیقاً از همین زاویه ، ERP توانست با سیستم ها و استراتژی CRM که یکی از مهمترین فن آوریها در عرصه تجارت الکترونیکی است ارتباط برقرار نماید. » ( زرگر ،1382، 265)

11- مقایسه سیستم های ERP با سیستم های اطلاعاتی متعارف[xvii]IS :

17- پیکربندی نرم افزار ERP

« ERP با ارائه یک شیوه منفرد به شرکت جهت انجام هر وظیفه، بخش های گسترده و واحدهای عملیاتی مستقل آن شرکت را تحت یک سیستم واحد، یکپارچه می سازد. البته شناخت دقیق نحوه تنظیم کلیه کلیدها در جداول، مستلزم شناخت دقیق فرآیندهای فعلی انجام کسب و کار شرکت می باشد. در این سیستم، همزمان با تنظیم جداول، فرآیندهای کسب و کار شرکت نیز به شیوه ERP، مهندسی مجدد می شوند. اکثر سیستم های ERP، به شکل سیستم پوسته اي[xix] نیستند که در آن، مشتری باید به طور مفصل نحوه تنظیم رویه های کاربردی را تعیین نماید و هزاران تصمیم بگیرد که هر کدام نحوه رفتار سیستم را متناسب با فعالیت های کسب و کار تحت تأثیر قرار می دهند. اکثر سیستم های ERP، از قبل پیکره بندی شده اند و در کنار آن، این امکان فراهم می باشد که مشتری بتواند صدها (بلکه هزاران) تنظیم رویه ای را ایجاد نماید.»( روش ، 1383)

۱۸ - هزینه های واقعی ERP چقدر است؟

اخیراً توسط Meta Group، تحقیقی در زمینه کل هزینه مالکیت ERP (شامل هزینه های کارکنان داخلی، خدمات حرفه ای، سخت افزار و نرم افزار) انجام شده است. در این تحقیق، کل هزینه مالکیت ([xx]TCO) ، از زمان نصب نرم افزار تا دو سال پس از آن محاسبه شده است، در واقع، دو سال پس از نصب ERP، زمانی است که هزینه های واقعی نگهداری، روز آمد کردن و بهینه سازی سیستم ERP شرکت آشکار می شود. میانگین کل هزینه های ERP در 63 شرکت مورد تحقیق، شامل مؤسسات کوچک، متوسط و بزرگ در صنایع مختلف، 15 میلیون دلار می باشد. گرچه ارائه یک رقم دقیق از TCO شرکت های مختلف در صنایع متعدد، کار دشواری است، اما ارقام ارائه شده در این تحقیق، ثابت می کند که صرف نظر از نوع شرکت، ERP گران و پرهزینه می باشد. میزان TCO در این دوره دو ساله، برای کاربران کم مهارت[xxi] به مبلغ سرسام آور 320،53 دلار بالغ می شد.

۱۹- هزینه های پنهان ERP کدامند؟

1- آموزش: هزینه‌های آموزش بالاست. زیرا كاركنان مجبورند مجموعه فرایندهای جدیدی را فرا بگيرند. بدتر اینكه، شركت‌های خارجی آموزشی نیز نمی‌تواننددراین مورد كمك كنند. آنها به افراد نحوه بكارگيری نرم‌افزار را می‌آموزند نه روش‌های خاص استفاده از آن در كسب و كار شركت

2- آزمایش و يكپارچه سازی: آزمایش ارتباط بین بسته‌های ERP و سایر بخش‌ها، هرینه ديگری را به دنبال خواهد داشت. یك شركت سازنده شاید برنامه‌های كاربردی از تجارت الكترونیك و زنجیره تامین گرفته تا محاسبه مالیات برفروش و باركدينگ را دارا باشد. همه يكپارچه سازی‌ها با ERP در ارتباطند. بهتر است این برنامه‌ها را از یك فروشنده ERP خرید. آزمایش يكپارچگی ERP به همراه آموزش باید صورت گيرد.

3- سفارشی سازی: برنامه‌های افزودنی تنها سرآغاز هزینه‌های يكپارچه سازی ERP محسوب می‌شوند. هزینه ديگری كه بهتر است تا حد امكان از آن اجتناب شود، سفارشی سازی هسته اصلی نرم‌افزار ERP است. این وضعیت زمانی رخ می‌دهد كه نرم‌افزار ERP نتواند یكی از فرایندهای كسب و كار را مدیریت كند و شما تصمیم می‌گيرید با سفارشی سازی نرم‌افزار مشكل را حل كنید. سفارشی سازی می‌تواند بر هر ماجول سیستم ERP تاثیر گذارد، زیرا آنها كاملا با هم در ارتباطند. ارتقاء بسته ERP نیز معضل بزرگی است. زیرا مجبورید دوباره برای نسخه جدید، سفارشی سازی را انجام دهید. و از سوی ديگر، فروشنده از شما پشتيبانی نخواهد كرد و باید كارشناسان جدیدی را برای انجام سفارشی سازی و پشتيبانی استخدام نمایید.

4- تبدیل داده‌ها: تبدیل اطلاعاتی نظیر سوابق مشتری، عرضه كننده، طراحی محصول از سیستم قدیم به سیستم جدید ERP هزینه براست.

5- تجزیه و تحلیل داده‌ها: اغلب، داده‌های سیستم ERP به منظور انجام تجزیه و تحلیل، باید با داده‌های سیستم‌های خارجی تلفیق شوند. كاربرانی كه تجزیه و تحلیل‌های حجیم انجام می‌دهند، باید هزینه انبارداده‌ها را نیز در نظر بگيرند. زیرا ERP شناسایی تغییرات روزانه داده‌ها را به خوبی انجام نمی‌دهد و برای این منظور باید یك برنامه سفارشی نوشته شود.

6- مشاوره: هنگامی كه كاربران نمی‌توانند دراین زمینه برنامه‌ریزی كنند باید از مشاور كمك بگيرند، لذا هزینه مشاور نیز افزوده می‌شود.

7. جايگزینی بهترین‌ها: موفقیت ERP به استخدام افراد ماهر بستگی دارد. این نرم‌افزار بسیار پيچيده است و نمی‌توان آن را به هر كسی سپرد. بدتر اینكه، شركت باید برای جايگزینی افراد پس از اتمام پروژه نیز آماده باشد.

8. هيچگاه كار تیم‌های پياده سازی اتمام نمی‌پذیرد: اكثر شركت‌ها با پروژه ERP همانند سایر پروژه‌ها رفتار می‌كنند. به محض اینكه نرم‌افزار نصب شد، تیم به كار اصلی خود مشغول می‌شود. اما باید توجه نمایید كه تیم پياده سازی ارزشمنداست. زیرا اطلاعاتشان درباره فرایندهایی نظیر فروش، ساخت، منابع انسانی و... بیشتر از مسئولین این فرایندهاست. لذا آنان نباید به كار اصلی خود مشغول شوند، زیرا پس از نصب ERP كارهای زیادی را باید انجام دهند. نوشتن گزارشات حاصل از اطلاعات سیستم جدید ERP حداقل برای یكسال آنان را مشغول نگاه می‌دارد.

20- برگشت سرمایه گذاری روي ERP چگونه خواهد بود؟

صراحتاً می توان گفت، نباید انتظار داشت که با ERP، کسب و کار یک شرکت از پایه دگرگون و متحول شود. ERP بیش از آنکه بر مشتریان، تأمین کنندگان و شرکت تمرکز نماید، بر بهبود نحوه انجام کارها در داخل یک شرکت توجه دارد. با این وجود، «تحقیق بر روی 63 شرکت انجام شده نشان می دهد که 8 ماه پس از تثبیت سیستم جدید ERP (مجموعاً 31 ماه پس از آغاز پروژه ERP)، فواید آن آشکار می شود. آنچنان که این تحقیق نشان می دهد، صرفه جویی سالیانه حاصل از سیستم جدید ERP ، 6/1 میلیون دلار می باشد. بنابراین برگشت سرمایه از ERP، در درازمدت مطلوب خواهد بود.»(روش ، 1383)

21- چرا اغلب پروژه های ERP شکست می خورند؟

اگر کارکنان یک شرکت در بخش های مختلف که قرار است از این نرم افزار استفاده کنند، برتری شیوه های کاری آن را نسبت به روش های فعلی خود قبول نداشته باشند ، در مقابل استفاده از ERP مقاومت می کنند و یا از بخش IT می خواهند که آن را متناسب با روش های کاری فعلی خود تغییر دهد. اینجا همان نقطه ای است که پروژه های ERP را با شکست مواجه می کند. در چنین شرایطی، بحث و جدل در مورد نصب یا عدم نصب نرم افزار یا نحوه نصب آن آغاز می شود و سرانجام بخش IT به مخمصه پرهزینه تغییر ERP متناسب با خواسته کارکنان گرفتار می شود. سفارشی کردن، نرم افزار را ناپایدار و نگهداری از آن را دشوارتر می سازد. به عنوان یک قاعده کلی می توان گفت که اگر یک شرکت در مقابل تغییر مقاومت کند، اجرای پروژه ERP در آن شرکت به احتمال زیاد با شکست مواجه خواهد شد.

22- ارزیابی فروشندگان نرم افزارهای ERP

شرکتهای متعددی در دنیا وجود دارند که تولید کننده و فروشنده سیستمهای ERP هستند که معروفترین آنها شرکتهایPeople soft, ORACLE, TD Edward, BAAN و SAP هستند . اما محصول كدام يك براي شركت ما مطلوب تر است ؟

تصميم گيري در مورد انتخاب يك بسته نرم افزاري مناسب ERP از يك فروشنده مناسب يكي از مهمترين تصميمات در اين مورد شناخته مي‌شود كه با ارزيابي صحيح واصولي توليد كنندگان و فروشندگان اين نرم افزارها در بازار ERP انجام پذير خواهد بود. وقتي سازمان تصميم مي‌گيرد يك سيستم ERP را انتخاب و خريداري كند، چه معيارهايي را بايد در مورد فروشنده سيستم ERP مدنظر داشته باشد؟ چگونه مي‌توانيد اطمينان حاصل كنيد كه آن فروشنده همه نيازهاي شما را در مورد اين سيستم‌ها برآورده خواهد ساخت و به طور كلي چه فاكتورهايي را بايد در مورد سازمان خود و همينطور فروشنده نرم افزار ERP در نظر داشته باشيم؟

بهترين روش براي ارزيابي فروشندگان اين قبيل نرم افزارها، دردرجه اول تشكيل يك تيم پروژه‌ي داخلي شامل متخصصان فناوري اطلاعات و همچنين پرسنلي از حوزه هاي مختلف سازمان و آشنا به فرآيندهاي هر حوزه است. اكثر شركت‌هاي نرم افزاري، حجم وسيعي از راهكارها را به بازار عرضه مي‌كنند، اما معمولا در چند حوزه و بازار خاص تخصص دارند. انجام تحقيقات بازار[xxii] يكي از بهترين ابزارها براي يافتن شركت‌هاي توليد‌كننده‌اي است كه مناسب ترين نرم افزارها را متناسب با صنعت و فرآيندهاي مورد استفاده ارايه مي‌دهند . پس همواره بايد سعي كنيم كه مقالات و كتب منتشر شده در مورد تجارت و فناوري اطلاعات و مطالعات موردي[xxiii] انجام شده در مورد پياده سازي ERP ورتبه‌بندي فروشندگان اين سيستم‌ها را دنبال كنيم. علاوه بر اين‌، گزارش‌هاي ارايه شده توسط تحليلگران صنعت فناوري اطلاعات را نيز مورد مطالعه قرار دهيم ، زيرا آنها معمولا به ارزيابي فروشندگان ERP پرداخته و بهترين اين فروشندگان را متناسب با صنعت زمينه فعاليت ما ارايه خواهند داد .

فروشندگاني كه در زمينه‌ي صنعت خاصي فعاليت مي‌كنند، تمايل دارند در صنعت مورد فعاليت‌شان خيلي سريع‌تر از ساير فروشندگان، روندها را شناسايي كرده و نسبت به آنها واكنش نشان دهند. اين فروشندگان معمولا نيروي فروش متخصص وكادري از مشاوران پياده‌سازي اين سيستمها در اختيار دارند‌. بنابراين بايد سعي كرد مدت زمان ماندگاري اين فروشندگان در بازار، وسعت فعاليت آنها ، تعداد محصولات تخصصي ارايه شده توسط آنها و ساير موارد را به طور كامل مورد بررسي قرار داد .

يكي ديگر از روشهاي آشنايي با محصولات و فروشندگان ERP آن است كه نرم افزارهاي مربوط به هر فروشنده توسط آنها به طور كامل ارايه شده و قابليت‌هاي آن تشريح گردد و ما بتوانيم سوالات خود را بر اساس نيازهاي خاصي كه در نرم افزار ERP به دنبال آن هستيم، از فرد ارايه كننده بپرسيم. با انجام اين كار، ما اين امكان را خواهيم داشت كه بين محصولات مختلف بر اساس قابليت‌ها و عملكرد آنها مقايسه‌هايي را انجام داده و مناسب ترين مورد را بر اساس نيازمندي‌هاي خود انتخاب نماييد .

پس از آن كه فروشندگان اصلي وكليدي در صنعت مورد فعاليت ما يافت شد ، نوبت به آن مي‌رسد كه آن فروشندگان را از لحاظ ثبات مالي، ميزان نقدينگي، اعتبار، تعداد مشتريان، توانايي آن شركت‌ها براي ادامه فعاليت در بازار و به طور كلي همه ويژگي‌هاي لازم براي يك فروشنده ERP مناسب مورد بررسي قرار دهيم. براي انجام اين كار بايد موارد زير مورد ارزيابي قرار گيرد :

« ترازنامه، قابليت سودآوري، سهم بازار، نظرات تحليل‌گران و ميزان سرمايه گذاري آنان را در امر تحقيق و توسعه(R&D)

« ميزان تعهد فروشندگان نسبت به محصولات‌شان ، سوابق شركت در مورد معرفي محصولات جديد و جايگاه آنها در منحني نوآوري فناوري

« توانايي فروشندگان در ارايه خدمات پس از فروش به مشتريان و توانايي آنها در انجام اين خدمات و اين كه آيا اين شركت‌ها از پشتيباني بين المللي مبتني بر وب[xxiv] وساير قابليت‌ها نيز برخوردارند يا خير؟

« متوسط نرخ پاسخ‌گويي كارشناسان پشتيباني اين شركت‌ها ، از اين نظر كه چه مدت زماني طول خواهد كشيد كه كارشناسان بتوانند به مشكلات و سوالات پاسخ دهند؟ اين اطلاعات را مي‌توان از گزارش‌هاي تحليلي مشاوران در مورد تجارب‌شان در اين شركت‌ها به دست آورد.

« مراجعه به يك يا بيش از يكي از مشتريان كه در حال استفاده از نرم افزارهاي اين شركتها هستند

تا اين‌جا تحقيقات بازار، تحليل فروشندگان وبررسي ويژگي‌هاي نرم افزار را از طريق جلسات ارايه[xxv] توسط فروشنده انجام شده است و ليست ما از فروشندگان ERP بايد به تعداد محدودي از يك تا سه فروشندهکاهش یافته باشد. قبل از اتخاذ تصميم نهايي مبتني بر انتخاب يكي از اين فروشندگان، موارد زير را نيز بايد مورد بررسي قرار داد:

« مقايسه هزينه: در انجام اين كار، هزينه كل رابايد مدنظر داشت و اين نكته بسيار مهمي است .

« ارزيابي ويژگي‌هاي نرم افزار: نرم افزاري را بايد انتخاب كنيد كه ما و هر فرد ديگري در سازمان ، به راحتي وسادگي از آن استفاده كند.

« برنامه اي براي رشد آينده: اگر سازمان استراتژي رشد سريع طي پنج تا ده سال آينده را دنبال مي كند، محصولي (نرم افزاري) را بايد انتخاب كند كه قادر باشد همگام با سازمان ما و بر اساس نيازهاي ما رشد كرده و پاسخ‌گوي نيازهاي‌ ما باشد.

بخش دوم : اثرات پیاده سازی سیستمهای ERP در حوزه حسابداری

«برای هر مدیر تجاری، نقدینگی بسیار مهم است. این موضوع برای شرکت های کارآفرین اهمیت مضاعف دارد. پس از بررسی بودجه ها و کند و کاو پیرامون مشاغل، تمرکز اصول یک شرکت روی مسائل مالی، سبب ایجاد وسواس خاصی می شود. بنابراین درک این نکته که حسابداری به مدیریت کمک می کند تا دریابد، چه چیزی مهم است امر دشواری نیست. » ( عبدي ، 1382) لیکن باید در نظر داشت که راه حل های حسابداری به امور مدیریت مالی و گزارش های نظام نامه ای کمک می کند، اما در مورد پر بازده کردن یا کنترل فعالیت های عملیاتی کار چندانی انجام نمی دهند و در این جا ضرورت به کارگیری سیستم ERP جلوه گر می شود.

هم گام با پیشرفت های شتابنده در عرصه تجارت تکنولوژی اطلاعات ، حوزه حسابداری نیز به عنوان زبان تجارت تأثیرات فراوانی از این انقلاب اطلاعاتی دریافت کرده است. در این بخش برآنیم که بخشی از اثرات سیستم های ERP را به عنوان یکی از آخرین پدیده های فن آوری اطلاعات ، بر روی مسائل حسابداری مورد بررسی قرار دهیم.

۱- اثر پیاده سازی سیستمهای ERP بر قابلیت اتکا و مربوط بودن اطلاعات حسابداری

پیاده سازی سیستم ERP از طریق بالا بردن دسترسی و کنترل اطلاعات مدیریتی و ساده سازی ها ممکن است باعث افزایش فرصت مدیریت کردن اطلاعات حسابداری شود و این مسئله قابلیت اتکای اطلاعات حسابداری[xxvi] را به شدت متأثر خواهد کرد. مدیریت می تواند از این طریق اطلاعات حسابداری را در جهت اهداف خودش برای گزارش کردن نتایج مالی ، مورد استفاده قرار دهد . در حالی که این نتایج شرایط مالی حقیقی شرکت را نشان نمی دهند. بنابراین صداقت در ارائه[xxvii] و در حقیقت قابلیت اتکای اطلاعات حسابداری ، ممکن است در جريان پیاده سازی سیستمهای ERP آسیب ببیند.

لیکن همین پیاده سازی بر روی به موقع بودن اطلاعات حسابداری[xxviii] و در نتیجه افزایش مربوط بودن آنها ، می تواند اثر مثبتی داشته باشد.مطالعات متعدد نشان می دهد که به طور استراتژیک ، به موقع بودن اطلاعات حسابداری مالی شرکتها و این که شرکتها اخبار خوب[xxix] خود را زودتر به استفاده کنندگان خارجی اطلاعات بدهند ، همیشه عامل تشویق کننده ای برای کوتاه کردن تأخیر زمانی بین پایان سال مالی و تاریخ گزارش گری شان بوده است. براساس پژوهشهای صورت گرفته، با پیاده سازی ERP توانایی مدیریت به مراتب افزایش یافته است و متعاقباً انتظارات برای دریافت اطلاعات حسابداری مهم و اثرگذار از جانب استفاده کنندگان خارجی اطلاعات نیز بالا رفته است.

در نهایت این انتظار وجود دارد که توسعه مدل های ERP بایستی منجر به اتحاد بیشتر عناصر مجموعه، بهبود کارآیی در چرخه گزارشگری و افزایش دسترسی مدیریت شود و منجر به کنترل بر سر تا سر فرآیندهای اطلاعات حسابداری شود. پیچیدگی های تنیده شده در بیشتر مدل های ERP ممکن است به کیفیت حسابرسی و اثر بخشی کنترل ها آسیب برساند و این مسئله ای است که بایستی به شدت مورد توجه حسابرسان قرار بگیرد.

نگاهی به یک پژوهش علمی در مورد اثر پیاده سازی سیستمهای ERP بر روی مفید بودن اطلاعات حسابداری براساس كه در اکتبر 2005 توسط برازل و دانگ[xxx] انجام شده ، نشان مي دهد كه اتخاذ ERP منجر به نوعی موازنه بین افزایش مربوط بودن اطلاعات حسابداری و کاهش قابلیت اتکا اطلاعات حسابداری برای استفاده کنندگان خارجی صورتهای مالی می شود. بعد از پیاده سازی سیستم، شرکتها به طور همزمان یک کاهش در تأخیر گزارشگری و یک افزایش در سطح تعهدات احتیاطی[xxxi] خود را تجربه می کنند.

این پژوهش بر روی جامعه آماری شامل 625 شرکت که سیستم ERP را در فواصل سالهای 1993 تا 1999 خریداری کرده و شروع بر فرآیند پیاده سازی آن نموده اند، انجام شده است. لیکن به علت عدم ثبت اطلاعات 315 شرکت در بانک اطلاعاتی مورد استفاده در این تحقیق، این تعداد از شرکتها امکان حضور در نمونه مورد آزمون محقق را نداشته اند . نهایتاً براساس نمونه گیری صورت گرفته ، 204 شرکت برای تجزیه و تحلیل قابلیت اتکای اطلاعات حسابداری و 203 شرکت برای تجزیه و تحلیل مربوط بودن اطلاعات حسابداری جهت آزمون فرضیات زیر مورد استفاده قرار گرفت :

1- پیاده سازی سیستمهای ERP قابلیت اتکا اطلاعات حسابداری را کاهش می دهد.

2- پیاده سازی سیستمهای ERP مربوط بودن اطلاعات حسابداری را افزایش می دهد.

3- توسعه پیاده سازی سیستم های ERP با قابلیت اتکا اطلاعات حسابداری رابطه معکوس دارد.

4- توسعه پیاده سازی سیستم های ERP مربوط بودن اطلاعات حسابداری رابطه مستقیم دارد.

در این مطالعه با استفاده از بررسی متغیرهای عملیاتی میزان روزهای تأخیر بین پایان سال مالی و تاریخ گزارشگری مالی و تعهدات احتیاطی، در قبل و بعد از پیاده سازی سیستم های ERP به ترتیب مربوط بودن و قابلیت اتکای اطلاعات حسابداری مورد آزمون قرار گرفته است. لازم به ذکر است که پس آزمون صورت گرفته ، سه سال بعد از پیاده سازی ERP انجام شده است تا آثار پیاده سازی سیستم در شرکتها ایجاد شده باشد.

نتایج تحقیق حاکی از آن است که فرضیات اول و دوم تأیید شده اند و در حقیقت موازنه بین دو ویژگی کیفی اطلاعات به سمت افزایش مربوط بودن و به موقع بودن اطلاعات (به بهای کاهش قابلیت اتکای اطلاعات) سنگینی می کند. لیکن آزمون های صورت گرفته فرضیات سوم و چهارم را تأیید نمی کنند. به عبارت دیگر براساس پژوهش صورت گرفته در جامعه آماری مربوطه، دلایلی مبنی بر وجود رابطه معنی دار بین توسعه گسترش سیستمهای ERP و ویژگی های اصلی کیفیت اطلاعات یافت نشده است .

۲-اثر پیاده سازی سیستمهای ERP بر حسابداری مدیریت

سیستمهای ERP ظرفیت های بالقوه بالایی برای بهبود بودجه بندي سرمایه ای بواسطه تعیین دقیق آثار درآمدی و هزینه های طرح ها دارند و می توانند از این لحاظ کمک زیادی به تنظیم دقیق بودجه سرمایه ای شرکت براساس اهداف بلندمدت و میان مدت، بکنند. از طرف دیگر این سیستم می تواند بودجه جامع شرکتها را نیز به میزان قابل ملاحظه ای تقویت کند و در به روز نگاه داشتن آن به خصوص در بخش بودجه بندی نقدی کمک شایانی انجام دهد.

براساس تحقیقی که در دسامبر 2005 توسط گري اسپراكمن[xxxii] بر روی 71 شرکت بزرگ کانادایی شده است ، نشان می دهد که در بیش از 7/43 درصد (31 شرکت) موارد، سیستمهای ERP در زمینه های مختلفی از جمله بودجه بندی سرمایه ای، پیش بینی، اندازه گیری عملکرد، جزئیات بیشتر و با سرعت بالاتری را گزارش می دهند. لیکن در همین تحقیق نمی توان اثر عوامل نامعلوم دیگر را در توزیع تغییرات حسابداری مدیریت مشخص كرد . 17 شرکت از 31 شرکتی كه تأثیر مثبت سیستمهای ERP بر روی ابعاد مختلف حسابداری مدیریت شرکت شان را مورد تأیید قرار داده بودند ، در 10 سال گذشته نحوه بودجه بندی سرمایه ای خود را تغییر نداده اند و 14 شرکت دیگر از این سیستم در قسمت فرآیندهای واقعی سازی خود به شدت بهره برده بودند. در نهایت می توان گفت که سیستم های ERP در حال تغییر دادن رویدادهای عملی در حسابداری مدیریت هستند و لااقل بر مبنای نمونه شرکتهای کانادایی، سیستم های ERP منجر به استانداردهای بالا و اطلاعات کامپیوتری دقیق شده اند. بدیهی است که در چنین محیطی امکان بهره گیری از ابزارهای حسابداری مدیریت با ساختارهای سنتی میسر نیست.

۳- عکس العمل تحلیل گران مالی به طرح های پیاده سازی ERP

خبر یک پیاده سازی ERP چه اثری می تواند بر روی پیش بینی های سودآوری تحلیل گران مالی داشته باشد؟ این سئوالی است که می تواند در ذهن هر مدیری به عنوان آثار جانبی پیاده سازی سیستم ERP، برجو بازار سهام شرکت شکل بگیرد.

براساس بررسی های صورت گرفته توسط هانتن ، مك وين و واير[xxxiii] بر روی 63 تحلیل گر مالی مشخص شده است ، سهم عمده ای از تحلیل گران مالی حرفه ای معتقد که پیاده سازی سیستم ERP یک ارزش افزوده برای شرکت ایجاد می کند که این مسئله را باید تحلیل های بنیادی شرکت لحاظ کرد. نتایج تجربی این مطالعه نشان می دهد که اخبار پیاده سازی سیستم های ERP، در پیش بینی سودها اثر مثبت داشته است. لیکن تحلیل گران مالی واکنش خود به اخبار پیاده سازی سیستم ERP را براساس اندازه و میزان سلامت مالی شرکت تعدیل می کنند.

در این میان نبایستی از اثر طرح های ERP بر تجزیه و تحلیل هاي مربوط به آینده نیز غافل بود . طبق تحقیقی كه توسط دانشگاه كليولند اوهايو انجام شده است ، نشان می دهد که ERP موجب افزايش توانایی شرکت در نوآوری شده و شرکت ها در صدد هموار سازی فرآیندهای تجاری خود با ERP بر مي آيند.در پیاده سازی ERP باید مسائل رفتار سازمانی و استراتژی های شرکت و نکات اقتصادی نيز مورد توجه خاص قرار گیرد تا بتوان اثر این هموارسازی و توانایی نوآوری را به تجزیه و تحلیل آتی درباره شرکت انتقال داد.

تحلیل گران مالی حرفه ای که با دید ژرف تری به اقتصاد و عمق ساختار شرکتها می نگرند ، از اثر متغیرهای توصیف کننده فرهنگ مالی غافل نمی شوند. زیرا براساس یک مطالعه تجربی که بر روی برخی شرکتهای بزرگ 10 کشور اروپایی( استفاده کننده از نرم افزارهای ERP ) انجام شده ، نشان مي دهد که عوامل فرهنگی در سطح ملی ، یک نفوذ قابل ملاحظه روی میزان فراست در نوآوری و اقتباس صحیح از این سیستم داشته است.

4-مسئولیت پاسخگویی و ERP

تا قبل از پیاده سازی ERP هر یک از واحدها و دوایر شرکت تنها در قبال وظایف محدودی که به آنها سپرده می شود مسئولیت دارند و در نتیجه به انحای مختلف می توانند از مسئولیت پاسخگویی[xxxiv] در مورد خروجی نهایی سیستم طفره بروند. لیکن با وجود سیستم ERP سطح مسئولیت ارتقاء یافته و هر یک از کارکنان، فعالیتی فراتر از آنچه قبل ار پیاده سازی سیستم انجام می دادند را انجام مي دهند.

در سیستم ERP، مثلاً وظیفه یک نماینده ارائه خدمات به مشتری، دیگر فقط وارد کردن نام مشتری و امثال آن نیست، وی از طریق صفحه نمایشگر ERP، نقش مهمی در کسب و کار شرکت ایفا می کند. او به اطلاعاتی در زمینه میزان اعتبار مشتری (از بخش مالی) و میزان موجودی انبار (از بخش انبار) دسترسی دارد و با سئوالاتی رو به روست که پاسخ به آنها نه تنها مشتری، بلکه کل شرکت را تحت تأثیر قرار می دهد. سئوالاتی از قبیل که آیا مشتری به موقع مبلغ سفارش را پرداخت خواهد کرد؟ آیا شرکت می تواند به موقع سفارش را حمل کند؟ در واقع در سیستم ERP، یک نماینده ارائه خدمات به مشتری، با چنان تصمیمات و مسئولیت هایی مواجه می شود که پیش از این سابقه نداشته است. در این سیستم، فقط نماینده خدمات نیست که چنین نقشی را بر عهده می گیرد . این موضوع در مورد کلیه کارکنان شرکت صادق است. به عنوان مثال، کارکنان انبار که پیش از این، موجودی انبار را در حافظه خود به خاطر می سپردند و یا بر روی برگه ای یادداشت می کردند، در سیستم ERP ناچارند این اطلاعات را به صورت Online ارائه دهند اگر چنین نکنند، نماینده ارائه خدمات، میزان موجودی بر روی نمایشگر ERP را کمتر از حد واقعی می بیند و در نتیجه، به مشتری خواهد گفت که اقلام مورد نیاز او در انبار موجود نیست. بنابراین میزان مسئولیت پاسخگویی و ارتباط کارکنان شرکت در سیستم ERP، بسیار بیشتر از گذشته می باشد.

جمع بندي

سیستمهای ERP ، سیستمهای اطلاعاتی قابل تغییر و تنظیمی هستند که اطلاعات و فرآیندهای مبتنی بر اطلاعات در سازمان را ، در درون واحدهای سازمانی و بین آنها یکپارچه می نمایند. پیاده سازی این سیستم ها ، هزینه های زیادی خواهند داشت و در آینده نیز مشکلات متعددی در پیش رو خواهد بود . در این مقاله آثار پیاده سازی ERP ، بر برخی حوزه های حسابداری ، همچون ویژگی های کیفی اطلا عات حسابداری ، بودجه بندی سرمایه ای ، اظهار نظر تحلیل گران مالی و مسئولیت پاسخ گویی مورد بررسی قرار گرفت . در مجموع نتایج پژوهشهای مربوطه ، حاکی از اثر مطلوب این سیستم بر موضوعات مورد بررسی داشته است .

[ii] Customer Relationship

+ نوشته شده در شنبه بیست و پنجم اردیبهشت ۱۳۸۹ ساعت 20:33 توسط علی بوذرجمهر |

حسابداری ومدیریت

وبلاگ تخصصی رشته های حسابداری ومدیریت

تاثيرات اقتصادي فناوري اطلاعات و ارتباطات

نوشته‌های پیشین

آرشیو موضوعی

پیوندها